9 rychlých tipů, jak být produktivnější! Aneb stihněte více, za méně času

"Udělejte tři věci správně, místo deseti věcí špatně“
David Segrove, spisovatel

Žijeme v uspěchané době.

Co před pár lety trvalo hodiny, trvá dnes díky internetu minuty (nebo sekundy).

Dalo by se čekat, že díky technologiím budete Vy i já trávit v práci méně času.

Opak je však pravdou.

Moderní technologie nás nutí pracovat dlouho do noci. Musíme být stále na příjmu. Stále online.

A to s sebou přináší časté problémy.

Stalo se Vám někdy, že jste měli na začátku dne hodně úkolů, a večer zjistíte, že polovina z nich není splněna?

Pokud ano, je tento článek právě pro Vás.

Multitasking

Hlavní příčinou je časté rozptýlení a hlavně tzv. multitasking – dělání více věcí najednou.

„To ale není pravda, já multitasking ovládám perfektně.“ Jako bych Vás slyšel.

Musím Vás ale opravit. Ne. Nezvládáte.

Náš mozek multitasking neumí.

Nevěříte? Podívejte se na pár studií níže.

  • Když se snažíte soustředit na více než jednu věc, vaše produktivita se sníží o 40 % (studie). 
  • Dle této studie průměrný zaměstnanec kanceláře ztratí 2,1 hodinu denně, díky rozptylování se a přerušování své práce.
  • V průměru je každý pracovník, který používá počítat, vyrušen od práce každých 10,5 minut. (studie)

Dělání více věcí najednou je velká pohroma dnešní doby. Věděli jste, že máme v dnešní době průměrnou délku schopnosti koncentrace pouze 8 sekund? To je stejně jako mají zlaté rybičky :).

Vaše myšlenky jsou jako opice, které skáčou ze stromu na strom a je těžké je uklidnit.

Sám to moc dobře znám.

Ukázka multitaskingu v praxi:

…Chci dopsat jeden delší email, ale předtím musím „odskočit“ na komunikaci na Skypu. Když už se chci vrátit k psaní emailu, zvoní telefon. Po skončení hovoru si všimnu nových srdíček na Instagramu a nově i na Twitteru. Díky tomu sklouznu ke kontrole všech soc. sítí a potom ani nevím, co jsem chtěl…. Aha, už vím. Dopsat poslední článek na blog…

A na konci dne zjistím, že mám v konceptech rozepsaný email, který jsem chtěl odeslat před obědem…

Poznáváte se v tom?

Ano, někdo může říct, že je to špatně zorganizovaná práce, ale hlavním problémem je potřeba multitaskingu - dělání více věcí najednou.

Pokud děláme hodně věcí najednou, tak se naše pozornost rozdělí a přeskakuje z různých věcí tam a zpátky. Stejně jako v mém případě výše.

Pokud chcete být produktivnější a zbavit se zbytečného stresu, naučte se dělat pouze jednu věc s co nejmenším rozptýlením, tzv. single tasking.

Jaké výhody přináší single-tasking?

  • Budete při práci více soustředění
  • Budete více efektivní
  • Budete lepší ve všem, co děláte
  • Budete se schopni lépe a rychleji učit nové věci
  • Vaše chvíle s rodinou a přáteli budou daleko plno-hodnotnější

Níže Vám představím 9 tipů, jak zlepšit Vaše soustředění a omezit multitasking.

Začněte více vnímat

Zaměřte se na vlastní potřebu multitaskingu a začněte si ji uvědomovat. Budete sami překvapeni, jak často přeskakujete z úkolu někam úplně jinam, i když to není vůbec důležité.

- kolikrát se díváte na mobil, i když vlastně nemáte důvod
- kontrolujete email jen tak, i když nemáte čas a chuť na něco odpovídat

Pokud si sami uvědomíte, jak často děláte více věcí najednou, máte napůl vyhráno.

Nerozptylujte se

Čeká Vás dokončení tabulky v Excelu, dopsání článku na blog nebo dokončení prezentace v PowerPointu?

Vše ostatní vypněte.

Vypněte veškeré komunikační kanály (Skype, Messenger atd.) a emailové klienty. Nemějte otevřené žádné okno ve svém prohlížeči (max. 1, které potřebujete ke své práci). Vypněte si vyzvánění na mobilu a s nikým nemluvte.

Naplno se ponořte do své práce. Sami uvidíte, jak rychle a efektivně splníte daný úkol.

TIP: Vyzkoušejte aplikaci Freedom, která dokáže blokovat různé druhy rozptýlení (emaily, přístup na internet apod.)

Zkuste Pomodoro techniku

Jednoduchá technika, která spočívá v tom, že se 25 minut soustředíte na jeden jediný úkol a poté si dáte 5 minut pauzu.

V těchto 5 minutách se projděte, protáhněte se, uvařte si kávu a pak opět do práce na 25 minut.

Po 4 cyklech nastává delší pauza.

V době 25 minutých bloků se soustřeďte opravdu pouze na jednu věc, jeden úkol.

Nedávno jsem začal POMODORO techniku sám používat a mohu jen doporučit.

TIP:
- Pomodoro časovač
- Výborný článek, který popisuje POMODORO techniku od René Nekudy naleznete ZDE

Kontrolujte emaily pouze 2x – 3x denně

Určete si hodiny, kdy budete kontrolovat svůj email.

Např. ráno po příchodu do práce, před obědem a hodinu před koncem pracovní doby.

Mimo tuto dobu mějte emailového klienta vypnutého jak na PC, tak na mobilu.

Stejné pravidlo se dá uplatnit u kontrolování sociálních sítí.

Plánujte

Plánování je základ.

Spousta úspěšných lidí se shoduje, že nejlepší je, naplánovat si nastávající den večer předtím.

Sedněte si k počítači a napište si základní věci (maximálně 6), které chcete zítra v práci udělat.

Vypište si úkoly bodově a nejlépe ke každému z nich si napište Váš časový odhad ke splnění. Nezapomeňte, že Váš odhad bude většinou nepřesný. Pokud čekáte, že Vám napsání obchodních emailů zabere 15 minut, vyhraďte si na to alespoň 30 minut.

Vždy počítejte s rezervou.

Potom si seřaďte úkoly do časového plánu přes celý den. Snažte si na ráno udělit ten nejtěžší (nebo nejnepříjemnější úkol).

Člověk má po ránu vždy více energie a je jedná se o nejlepší čas, kdy se na těžké úkoly vrhnout.

Udělejte si odpadní koš na myšlenky

Odpadní koš představuje papír a tužka. Věřte mi, že je lepší použít osvědčenou klasiku než poznámkový editor na Vašem elektronickém přístroji.

Pokud jste pohlceni určitou prací a zrovna Vám vyskočí nová myšlenka, napište si ji!

Během práce na jednom úkolu se bude Vaše mysl snažit Vás neustále vyrušovat s novými nápady a myšlenkami. Vše si zapište na papír a pokračujte v tom, co děláte.

Po dokončení úkolu si přečtěte Vaše poznámky, něco poškrtejte a zbytek udělejte, či přeplánujte.

V jednoduchosti je síla

Naučte se věci zjednodušovat.

Je nutné do emailu psát 7 vět, nestačí 8 slov!

Není rychlejší dotyčnému místo emailu zavolat a vyřídit vše během pár sekund?

Nešlo by vše vyřídit stejně dobře, kdyby byla pracovní schůzka kratší o polovinu?

Nebuďte typ člověka, který jenom „něco“ dělá (a rád všem okolo říká věty typu „nestíhám, jsem busy“). Dělejte to, co je důležité a nejjednodušeji jak to jen jde.

Vytvořte si nesplnitelný deadline

Představte si tuto situaci. Dostali jste velký projekt a máte na jeho dokončení týden. Vše si dobře rozplánujete a pomalu na něm začínáte pracovat. V tom obdržíte telefonát od šéfa… „Ten projekt musí být hotový ještě dnes!!“

A co se stane? Budete ve stresu, ale jak oba dobře víme, daný projekt večer stihnete odevzdat.

Proč?

Protože se budete soustředit pouze na tento úkol. Nebudete zvedat telefony, odpovídat na emaily, nikdo na Vás nebude moct mluvit a budete se soustředit na jeden úkol.

Stanovujte si krátký čas na dokončení a uvidíte rozdíl, s jakým budete přistupovat k Vašim úkolům.

Pokud si dáte na úkol měsíc, bude Vám trvat měsíc.

Dejte si na to týden a máte 3 týdny volno… :)

Říkejte NE!

Naučte se říkat NE.

Pokud je Váš kalendář na daný den plný, nepřijímejte zbytečné úkoly, které může stejně dobře (ne i lépe) udělat někdo jiný.

ALE. Pokud už si úkol vezmete na starosti, snažte se práci nekouskovat mezi další lidi.

Nebuďte typ člověka, který VŠE pouze deleguje.

Snažte se držet otěže daného projektu co nejvíc ve své režii.

Pokud projekt nebudete moci zvládnout, řekněte ne už na začátku a předejte ho někomu jinému.

Závěr

Jak už jsem psal výše, dnes se zdá být moderní, říkat věty jako „Mám toho hodně“, „Nestíhám“, „Jsem busy“.

Důvodem výše uvedených frází je, že spousta lidí nedokáže nakládat dobře se svým časem. Utápí se v neefektivním multitaskingu, neumí si stanovit priority a určit co je důležité.

Omezte tyto výmluvy na minimum.

Dělejte práci, při které vidíte opravdové výsledky a nebuďte otrokem času.

Naučte se ho kontrolovat.

PS: Máte jiné typy pro účinný single-tasking? Určitě se s nimi podělte a napište mi je na david.buchta@primulus.cz


za tým PRIMULUS
David Buchta
David Buchta
Líbí se Vám tento článek?
Sdílejte ho nebo pošlete svým známým.
Zpět na blog